Implementasi sistem informasi persediaan barang untuk mengurangi kesalahan pencatatan

Abstrak

Persediaan bahan baku memiliki peran kunci dalam proses produksi sehingga harus terkontrol
kualitas serta kuantitas barang yang masuk dan keluar. Saat ini PT JGI menerapkan pencatatan
persediaan barang secara sederhana dengan menggunakan Microsoft Excel, dan kurang optimal
dalam penerapannya. Permasalahan yang dialami oleh perusahaan adalah adanya kesalahan
pencatatan barang masuk dan barang keluar di gudang material yang mengakibatkan adanya selisih
data aktual dengan data di catatan. Jumlah kesalahan pencatatan yang dilakukan sebanyak rata-rata
12 kali per bulan. Penyelesaian masalah ini perlu dilakukan karena membuat stok bahan baku
menjadi tidak sesuai, sehingga kemudian menghambat proses produksi. Solusi yang diberikan
adalah dengan membuat sistem informasi pencatatan barang menggunakan VBA Excel dan
menerapkan SOP (Standard Operating Procedure) baru untuk barang yang keluar dan masuk ke
gudang. Metode yang digunakan adalah SDLC (System Development Life Cycle) untuk membuat
sistem informasi dan metode PDCA (Plan, Do, Check, Action) untuk pembuatan SOP. Hasil
rancangan sistem informasi dan SOP pencatatan barang yang telah diimplementasikan terbukti
berhasil mengatasi akar permasalahan kesalahan pencatatan barang, sehingga frekuensi kesalahan
pencatatan dapat berkurang dari 12 kali per bulan menjadi 3 kali per bulan.